HOJA DE CALCULO

La hoja de cálculo Calc 

Una hoja de cálculo es, simplificando mucho, una potente y versátil calculadora. Su capacidad para ejecución de complejas funciones numéricas hace que sea especialmente utilizada en matemáticas, estadística o economía. La hoja de cálculo sin embargo no sólo trabaja con números sino que también cuenta con funciones para tratamiento de información.

Autores

LibreOffice fue creada por la fundación The Document Foundation como una bifurcación de la suite OpenOffice.org en octubre de 2010. Está disponible bajo la licencia GNU Lesser General Public License.

Argumentación

Las hojas de cálculo se pueden considerar un componente indispensable en la administración y gestión de las empresas, ya que permiten realizar cálculos complejos en un corto espacio de tiempo, con la ventaja de que si al realizarlos el usuario teclea erróneamente una cantidad, sólo tendrá que volver a introducirla y los cálculos se volverán a realizar automáticamente mostrando los nuevos resultados.

Calc es la aplicación de hoja de cálculos de OpenOffice.org. Posee todas las características avanzadas de análisis, de diagramas y de toma de decisiones, esperadas en una hoja de cálculo de alta calidad. Incluye más de 300 funciones para operaciones financieras, estadísticas y matemáticas, entre otras. El Administrador de Escenarios provee análisis “qué pasa si”. Calc genera diagramas en 2D y 3D que pueden integrarse en otros documentos de OOo. También puede abrir y trabajar con libros de Microsoft Excel y guardarlos en el formato de Excel. Calc le permite también exportar hojas de cálculo al Formato PDF.

Análisis

Calc permite, entre otras utilidades:

• Crear fórmulas, mediante el uso de funciones, que permitirán realizar cálculos complejos con los datos.
• Funciones para crear, administrar, almacenar y filtrar bases de datos.
• Gráficos dinámicos en 2D y 3D
• Creación de macros útiles para implementarlos en tareas repetitivas.
• Compatibilidad para abrir, editar y guardar archivos creados con Excel.
• Importar y exportar planillas de cálculo en múltiples formatos incluso HTML, CSV, PDF y PostScript

Tipos de datos

Calc maneja los siguientes tipos de datos

·         Numero

·         Porcentaje

·         Moneda

·         Fecha

·         Tiempo

·         Científico

·         Fracción

·         Valor buleano

·         Texto

Conclusión

·         Calc es una herramienta muy potente, pero de nada sirve toda esta fuerza si el usuario no aprende el uso óptimo de todas las funciones que incorpora, para poder combinarlas y conseguir funciones aún más potente.

·         Al igual que con otras aplicaciones, en Calc también es imprescindible tener un conocimiento avanzado de la gestión de archivos porque esto evitará que el usuario pierda el trabajo realizado.

·         El entorno de trabajo de OpenOffice Calc es similar al de otras aplicaciones de su categoría, siendo un entorno intuitivo y de fácil uso que permitirá al usuario familiarizarse rápidamente con el trabajo con hojas de cálculo.

·         Calc incluye múltiples funciones para navegar por la hoja de cálculo sin necesidad de utilizar el mouse. Asimismo, las posibilidades de selección son también variadas, ya que permiten seleccionar celdas individuales, filas o columnas completas, incluso toda la hoja de cálculo.

MAS INFORMACIÓN

 Calc es una hoja de cálculo similar a Microsoft Excel, con un rango de características más o menos equivalente. Su tamaño es mucho menor y proporciona un número de características no presentes en Excel, incluyendo un sistema que automáticamente define series para representar gráficamente basado en la disposición de los datos del usuario. Calc también es capaz de exportar hojas de cálculo como archivos PDF, cuenta con filtros, auto filtros y puede hacer agrupaciones en tablas dinámicas que Lotus 123 en sus versiones anteriores no hacía, posiblemente la versión 9.8 de Lotus 123 tenga estas posibilidades. Dado que, desde el punto de vista de la programación de macros, Calc no es compatible con el modelo de objetos de Excel (aunque sí con prácticamente todo su repertorio de funciones BASIC), no es tan vulnerable a los virus de macros (omacrovirus) como el producto de Microsoft. Además, dado que su difusión es bastante menor, no hay tanto interés por parte de los creadores de software malicioso (malware) de atacarlo específicamente. Calc puede abrir y guardar las hojas de cálculo en el formato de archivos de Microsoft Excel. El formato por defecto de OpenOffice.org 2.0 Calc se puede fijar para que sea el de Microsoft Excel, o el formato Open Document Format (ODF) de la organización OASIS. Calc también apoya una amplia gama de otros formatos, tanto para abrir y guardar archivos. OpenOffice.org es software libre. Cualquier persona puede hacer mejoras y luego compartirlas para el disfrute de todos. A medida... 

Ocultar o mostrar hojas en Calc

Un procedimiento similar al aplicado a las filas y columnas nos permite ocultar hojas, y posteriormente, mostrarlas.

• Selecciona la hoja a ocultar. Invoca el comando desde el menú Formato > Hoja > Ocultar

• Para mostrar las hojas ocultas, selecciona desde el menú Formato > Hoja > Mostrar…

En este caso Calc presenta el diálogo Mostrar hoja de cálculo, desde el que podremos seleccionar las hojas ocultas que deseamos se hagan visibles.

Ocultar o mostrar hojas en Clac

Un procedimiento similar al aplicado a las filas y columnas nos permite ocultar hojas, y posteriormente, mostrarlas.

• Selecciona la hoja a ocultar. Invoca el comando desde el menú Formato > Hoja > Ocultar

• Para mostrar las hojas ocultas, selecciona desde el menú Formato > Hoja > Mostrar…

En este caso Calc presenta el diálogo Mostrar hoja de cálculo, desde el que podremos seleccionar las hojas ocultas que deseamos se hagan visibles.

Cambiar el orden de las hojas en un cuaderno de cálculo

Para cambiar el orden de las hojas en un cuaderno de cálculo, siga estos pasos:

1. Seleccione la hoja que desea mover.
2. Posiciónese sobre la pestaña de la hoja y haga clíck con el botón derecho del ratón, seleccione la opción del menú contextual 'Desplazar/Copiar hoja...'
3. En la ventana de diálogo que aparece, asegúrese de que la opción 'Copiar' no está seleccionada.
4. seleccione la hoja que estará después de la hoja que esta apunto de mover, si desea mover la hoja a la última posición seleccione la opción 'Desplazar a la última posición'. (Como puede darse cuenta este método también sirve para copiar una hoja a otro documento de una maneras más profesional que un simple Ctrl+C y Ctrl+V).
Haga clíck en 'Aceptar'

Más fácil aún: seleccione y arrastre la pestaña con el nombre de la hoja.
Usted también puede renombrar y borrar una hoja con las opciones de la pestaña.

Emulando una función CONTAR.UNICOS() mediante fórmulas matriciales

En Calc (al igual que en Excel) hay muchas funciones para contar elementos de un rango: CONTAR(), CONTARA(), CONTAR.SI(), etc, pero ¿no habéis encontrado a faltar un CONTAR.UNICOS() que os permita obtener el número de elementos sin repeticiones en un rango dado?
Esto lo podremos emular fácilmente mediante el uso de fórmulas matriciales.  Podéis ir directamente al final del artículo para ver la fórmula que hay que usar, pero como este artículo tiene finalidad didáctica, os cuento con un poco de detalle como se llega a la formulación adecuada.

Fórmulas matriciales... (Hoygan! y ezo ke es?) 

Las fórmulas matriciales son cálculos introducidos de un modo especial (con Ctrl+Mayúsc+Intro) que permiten aplicar una sóla fórmula a todo un bloque de celdas.  Podéis identificar que en una hoja se está usando una fórmula matricial cuando en la barra de fórmulas veáis que la fórmula aparece entre llaves: {=la_fórmula_que_sea}. Algunas funciones como la función FRECUENCIA() exigen ser introducidas como fórmula matricial.  Si aplicamos una función matricial a todo un rango de celdas, no se puede modificar la fórmula individualmente en ninguna de las celdas, por lo que, en cierto modo, tiene una función de protección frente a errores.
Sintetizando un poco las ventajas de uso de las fórmulas matriciales:

• Permiten hacer operaciones en bloque con grandes rangos de celdas.
• Ahorran memoria (ocupan más tamaño mil celdas con una fórmula cada una, que una sóla fórmula matricial que opera con las mil celdas)
• Y permiten resolver de forma elegante problemas que exigirían cálculos intermedios o más complicados sin su ayuda (por ejemplo, un SUMAR.SI() o CONTAR.SI() donde necesitemos más de un criterio).

Este último caso es el que vamos a utilizar para mostrar una aplicación práctica.
Si deseáis profundizar en el tema, os recomiendo las excelentes guías del maestro Antonio Roldán Martínez, tanto para Calc como para Excel.

Planteando el problema

Hace algún tiempo me vi en la necesidad de conocer cuantos días había dedicado a un proyecto.  Pero los registros de la hoja donde controlaba los proyectos, correspondían a tareas con una hora de inicio y una hora final, por lo cual aparecían varias filas correspondientes al mismo día.  Ahí es donde comencé a buscar infructuosamente si existía una función CONTAR.UNICOS().
Con fines didácticos plantearemos un problema similar más simplificado, y luego veremos como apliqué esta técnica para resolver mi necesidad.  La hoja de cálculo con los ejemplos que se muestran la podéis descargar del adjunto al final del artículo (tanto en ODF como en XLS).  Podéis ver las capturas de pantalla a tamaño real pulsando sobre las miniaturas.
Disponemos de una hoja de cálculo con un rango de datos con diferentes nombres repetidos:

Podemos ver como pese a que hay dieciséis celdas en este rango, tan sólo hay cinco nombres en él:

Usando CONTAR.SI() podemos ver cuantas repeticiones hay para cada uno de los nombres:

Creando nuestra fórmula matricial

En el ejemplo, ¿qué ocurriría si asignamos un "peso" a cada elemento consistente en la unidad dividido por el número de repeticiones?
Es decir, a cada elemento "José", le damos un peso de 1/6; a "Juan", 1/2; a "María", 1/3 y así sucesivamente. De esta manera si multiplicamos el número de repeticiones de cada uno por su "peso", obtendremos la unidad.  Como todas las celdas de un elemento pesarán 1, la suma final nos mostrará el número de elementos con que estamos trabajando.
Y esto es lo que hemos aplicado en esta primera aproximación a la solución:
{=SUMA(1/CONTAR.SI(datos;datos))}

Recordad, en la fórmula no hay que escribir las llaves {...}.  Éstas aparecerán al introducir la fórmula con Ctrl+Mayúsc+Intro.
Dentro de la fórmula, CONTAR.SI(datos,datos) está contando para cada celda las repeticiones del mismo elemento que hay en todo el rango.  Ese es el denominador que por el cual se divide la unidad.
Esta expresión en una fórmula no matricial provocaría un error de #VALOR! pues CONTAR.SI() espera que su segundo argumento sea un simple criterio, no un rango de criterios.
Pero al introducirla como matricial, lo que hace CONTAR.SI() es devolver una matriz del mismo tamaño que el rango de datos con el número de repeticiones correspondiente a cada elemento.
Éste es el valor por el cual vamos a dividir la unidad, obteniendo una matriz con el "peso" de cada elemento tal como habíamos visto antes.
Finalmente esta matriz es la que pasamos a la función SUMA(), con lo cual obtenemos el resultado deseado.

¡Socorro! Las celdas vacías me provocan un siniestro #DIV/0! (error de división por cero)

Hemos de prever que en nuestro rango de datos, no necesariamente todas las celdas tendrán contenido y de darse este caso, se provoca el típico error de división por cero.
No hay problema, podemos mejorar nuestra fórmula contemplando esta posibilidad:
{=SUMA(SI(ESBLANCO(datos);0;1/CONTAR.SI(datos;datos)))}

Una vez más, os recuerdo la necesidad de introducir la fórmula con Ctrl+Mayúsc+Intro para que sea correctamente tratada como una fórmula matricial.

Una aplicación práctica

Ahora, que ya hemos visto como usar una fórmula matricial para emular el comportamiento de una hipotética función CONTAR.UNICOS(), podemos aplicarla en el control de seguimiento de proyectos que exponía en el planteamiento.

Para su estudio, podéis descargar las hojas de cálculo en formato ODF y XLS del pie de este artículo.
Espero que hayáis encontrado útil esta técnica y la apliquéis a vuestros proyectos.

Adjunto	Tamaño
CONTAR_UNICOS.ods	21.28 KB
CONTAR_UNICOS.xls	30.5 KB

Filtro especial en Calc

Parcialmente basado en Usar Calc como una base de datos simple, de Andrew Pitonyak, publicado en http://oooauthors.org (original en inglés)

En ocasiones, para manejar nuestra lista de datos, encontraremos limitadas las posibilidades que nos ofrecen los filtros automáticos (autofiltro) o el filtro predeterminado. Es entonces cuando podemos hacer uso de los filtros especiales, que superan algunas de esas limitaciones. Su uso no es del todo trivial, pues exige establecer los criterios de filtro en un rango de la propia hoja de cálculo, pero tienen unas opciones que los pueden hacer muy interesantes para ciertas necesidades.

Para seguir esta guía, puedes copiar y pegar los datos siguientes en una hoja de Calc. También puedes descargar el documento de ejemplo desde el enlace al pie de este artículo.

 Calc

Una Hoja de Cálculo que se Adapta a Cualquier Necesidad

 

Calc es la hoja de cálculo siempre necesaria. A los nuevos usuarios les resulta intuitivo y fácil de aprender. Los mineros de datos profesionales y analistas de números apreciarán la amplia gama de funciones avanzadas.

La tecnología avanzada del Piloto de Datos facilita la extracción de datos en bruto de bases de datos corporativas, para luego cruzarlos/tabularlos, resumirlos y convertirlos en información útil.

El uso de lenguaje natural le permite crear fórmulas usando palabras (por ejemplo: "ventas - costos").

El botón de Suma inteligente inserta una función suma o un subtotal de forma automática, dependiendo del contexto.

Los asistentes pueden guiarlo a través de la elección y uso de una amplia gama de funciones de hoja de cálculo avanzadas. O puede descargar una solución de hoja de cálculo ya hecha desde las plantillas del repositorio de plantillas de LibreOffice.

Los estilos y el formato directo hacen que sea fácil de aplicar opciones de formato flexibles a celdas, incluyendo rotación libre del contenido, plantillas, fondos, bordes y mucho más. Conviértase en un experto en la hoja de cálculo, utilizando las plantillas con las funciones integradas, de modo que puede volver a usar una hoja de ya preparada y sólo se centra en el trabajo inmediato.

El Administrador de Escenarios permite análisis "¿qué pasaría si ..." con el toque de un botón. Por ejemplo, puede comparar la rentabilidad de las previsiones de ventas altas, medias y bajas.

El componente Solver de Calc le permite resolver problemas de optimización donde el valor óptimo de una celda de hoja de cálculo en particular tiene que ser calculado en base a las limitaciones previstas en otras celda.

Usted puede hacer trabajo colaborativo en hojas de cálculo, gracias al soporte de Calc para múltiples usuarios. Puede compartir una hoja de cálculo, de modo que otros usuarios pueden añadir fácilmente sus datos. El propietario de hoja de cálculo puede fácilmente integrar nuevos datos, en tan sólo unos pocos clics. Esta función de colaboración ayuda a evitar conflictos de edición.

Puede guardar las hojas de cálculo en formato OpenDocument, el nuevo estándar internacional para los documentos. Este formato basado en XML significa que sus archivos se pueden leer incluso si el destinatario no es un usuario Calc. Las hojas de cálculo serán accesibles utilizando cualquier software compatible con OpenDocument.

También puede abrir hojas de cálculo Microsoft Excel, y también puede guardar su trabajo en formato Excel para enviar a quienes aún están aprisionados en los productos de Microsoft. Si sólo necesita poner sus datos en formato electrónico, pero en una amplia gama de dispositivos y plataformas, puede exportar a Formato de Documento Portable (.pdf). Calc puede leer .xlsx creados con Microsoft Office 2007 para Windows o Microsoft Office 2008 para Mac OS X.

Cálculo

La hoja de cálculo es un software  cuya función es realizar operaciones matemáticas a partir de datos dispuestos en  las celdas de las tablas.
Es mucho más potente que una calculadora porque permite realizar muchas operaciones a la vez y resulta mas fácil incluir los datos en la tabla que en la calculadora. Mientras la calculadora solo ejecuta datos en un objeto , la tabla lo hace en múltiples a la vez.

Además, si nos equivocamos al introducir un dato, podemos modificarlo muy fácil sin repetir todo el proceso.
Con solo cambiar un campo, nos permite realizar simulaciones.

Otra de las ventajas es que se usar  en la creación de bases de datos, gráficos y documentos.

Quizás la  conocida es Microsoft Excel , aunque la que vamos a emplear es Calc, integrada en OpenOffice. Todas  son muy parecidas.

Mostramos una barra de tareas de Calc donde  las operaciones más habituales  como  abrir el programa o  crear un documento nuevo  se realizan del mismo modo que en writer ( procesador de textos de openoffice ).

Elementos de una hoja de cálculo.

Calc, al ser abierto, muestra una barras de herramientas  donde se incluyen tanto  menús como  iconos de acceso  a las  funciones del programa. Mirar más abajo.

Un elemento muy importante son las celdas  que  las cuadrículas pequeñas donde introducimos los datos y donde se van a mostrar  los resultados de las operaciones una vez aplicada la fórmula que hayamos elegido, por ejemplo suma celda E2 + celda E4  y se muestra en celda E6.

Operadores,  datos y  fórmulas.

Una de las ventajas  que tiene Calc es que simplifica la repetición de operaciones, o sea, si queremos que calcule un dato sobre un conjunto de datos, podemos hacer lo mismo sobre otros conjunto sin tener que repetir el proceso

Además no  tenemos que  repetir las operaciones  cuando modificamos un dato. Esta es la diferencia que hay entre la calculadora y la base de datos. La calculadora toma un dato real, por ejemplo el 27 y las hojas de cálculo  toma la  referencia de la celda, por ejemplo B2. Si B2 tiene el valor 27, la formula que hay despues tomara el valor que tiene B2. Si luego B2 toma otro valor, la formula lo aplica de forma automática

Pongamos un ejemplo

Calculadora: ->  2 x 27 = 54

CAL  : -> B1 x B2 = ( si B1 2 y B2  dará 54 ).

Ya hemos visto nuestra primera fórmula.  Para que en una celda se efectúe algún  cálculo, hay que  emplear una fórmula.

Pasos  a seguir para generar una operación: 1º. Se sitúa  el cursor en la celda que va a mostrar el  resultado. 2º. Escribimos  la fórmula que  necesitamos para el cálculo. Siempre debe  comenzar con el signo igual (=). Ejemplo: =B5*9 (multiplica  el contenido de la celda B5 por 9).

Utilizar las funciones.

Hemos visto un caso muy sencillo de operaciones entre dos casillas. Para  operaciones  más complejas, se utilizan  alguna de las funciones dentro de la librería que tiene calc.  Una de ellas es la  función =SUMA (B1:B90)  que sumaría los términos que se  se localizan desde la celda B1 a la B90.

 La función =PRODUCTO(B1:B10) hace lo mismo pero ahora multiplica  los términos que van desde la B1 a la  B10.

Abrir el programa y echar un vistazo al  asistente para las funciones,  para elegir  la función entre las diversas categorías que vienen incorporadas en el programa.

Al seleccionar el asistente, tenemos  una ventana como la siguiente:

Veamos algún ejemplo para calcular el  M.C.D. de varios números. Tendremos:

En la parte derecha tenemos las celdas que tenemos que seleccionar..Al pinchar en ellas, el programa nos manda a la hoja de cálculo para elegirla o bien la podemos escribir directamente si sabemos sus coordenadas.

El asistente de funciones nos ofrece otros tipos  de funciones muy útiles para ingenieros, economistas, abogados etc.

Algunos ejemplos de funciones son

1.  =CONTAR.SI(D10:D40;">=5") -> Cuenta solo las casillas cuyo valor es superior a 5 ( vale para contar los aprobados en una clase ).
2.  =CONTAR.SI(D10:D40;">=5") / CONTAR(D10:D40). En este caso,  calcular el porcentaje de aprobados.
3.  =PROMEDIO(D10:D40) Calcula la media aritmética.
4.  ==COS(D1). Nos da el coseno de la casilla D1

El número de funciones es muy alto y es mejor que lo veamos en la aplicación. Al ser seleccionada, en la misma ventana nos muestra un mensaje con la tarea que realiza

Formato de las  celdas.

Con el  formato de las  celdas podemos  definir tanto  aspectos estéticos  como  técnicos de las distintas celdas de nuestra hoja de cálculo. Es un aspecto importante porque nos puede dar errores si no está bien configurado

Para  modificar el formato de celdas, tenemos que ir a   Formato > luego a ->  Celdas... y  aparece la siguiente ventana:

En la  imagen anterior podemos observar que  existen varias categorías: moneda, fecha, hora, ciencia,... Según  el concepto que estemos tratando, así tenemos que poner el  formato de la celda.  Mostramos un par de ventanas donde se muestra mas detalles:

 Como proteger las celdas.

Muy adecuada para proteger algunas celdas , permitiéndonos trabajar en una hoja de cálculo sin miedo a  la pérdida de  fórmulas que usamos.

Pasos para  proteger la celda: 1º paso. Proteger la hoja de cálculo usando la ruta: Herramientas > Proteger documento > Hoja de cálculo 2º paso. Seleccionar la celda que necesitamos  proteger. Después ir a  Formato de celdas  -> pestaña ->Proteger celda). Mostramos una imagen donde se detallan la ruta para proteger la celda

Insertar diagramas.

Si queremos  representar gráficamente los  datos que la hoja de cálculo nos ofrece, con unos pocos pasos tendremos diversos modelos a elegir para que de un vistazo nos hagamos idea del trabajo, como por ejemplo, que red social es más usada o que equipo de la liga es mas admirado. El proceso para insertar  el  diagrama es  el siguiente:

Actividad como base de datos

Para el siguiente punto, realizar un ejemplo donde tengamos al menos 10 registros de 10 amigos  como se muestra en la siguiente imagen. Hay que completarlo con otro campo que indique el sexo y otro mas con la edad  actual. Después hacer una gráfica que represente cuantos son amigos y cuantos amigas

Imprimir una hoja de cálculo.

Para imprimir el archivo de calc tenemos que ir a: Archivo > Imprimir. (ver primero la  Vista preliminar para ver como queda).

El aspecto de la hoja se puede configurar en  la opción Formato > Página en la barra de menús.