ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Este trabajo presenta varios
puntos referentes a la administración de proyectos y a la persona encargada de
conducirlos hacia un fin exitoso.
Se exponen el significado de la
administración de proyectos dentro de las organizaciones actuales, su
importancia, funciones y se explica por qué se le considera una solución al
problema surgido del incremento de operaciones, dentro de las actividades que
llevan a cumplir un objetivo.
También se hace mención al papel
que cumple un administrador de proyectos dentro de una organización y las
tareas que lleva a término para la realización de las metas propuestas.
¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN
DE PROYECTOS?
Es la planeación, organización,
dirección y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo.
También se dice que la
administración de proyectos ocurre cuando se da un énfasis y una atención
especial para conducir actividades no repetitivas con el propósito de lograr un
conjunto de metas.
Esta actividad es llevada a cabo
por un conjunto de administradores que actúan como agentes unificadores para
proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como
el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnología.
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN
DE PROYECTOS
La administración de proyectos
implica una gran importancia, por lo que es usada en una gran diversidad de
campos; desde proyectos espaciales, en bancos, en desarrollo de sistemas en
computadora, en procesamiento de hidrocarbono, en la industria petroquímica, en
telecomunicaciones, en defensa nacional, etc.
Los cambios tecnológicos, la
necesidad de introducir nuevos productos al mercado, las cambiantes exigencias
de los consumidores de productos, entre otras cosas, incrementan el fluido de
operaciones en una organización, provocando que los métodos de administrativos
convencionales sean inadecuados. Por esta razón la administración de proyectos
es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de organización.
Sirve para aprovechar de mejor
manera los recursos críticos cuando están limitados en cantidad y/o tiempo de
disponibilidad. También ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para
obtener el máximo beneficio.
FUNCIONES DE LA
ADMINISTRACIÓN
La administración procura
siempre el máximo aprovechamiento de los recursos, mediante su utilización
eficiente. Las principales funciones de la administración se engloban en
planeación, organización, dirección y control.
Durante la planeación se decide
anticipadamente qué, quién, cómo, cuándo y por qué se hará el proyecto. Las
tareas más importantes de la planeación son determinar el status actual de la
organización, pronosticar a futuro, determinar los recursos que se necesitarán,
revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control y coordinar
durante todo el proceso de planeación.
La organización realiza
actividades en grupo, de asignación y asesoramiento, y proporciona la autoridad
necesaria para llevar a cabo las actividades.
Dentro de esta etapa se
identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y definen los
puestos, se proporcionan los recursos necesarios y se asignan los grados de
autoridad.
El siguiente paso es la
dirección, la cual sirve para conducir el comportamiento humano hacia las metas
establecidas.
Aquí se comunican y explican los
objetivos a los subordinados, se asignan estándares, se entrena y guía a los
subordinados para llegar a los estándares requeridos, se recompensa el
rendimiento y se mantiene un ambiente motivacional.
Por último se encuentra el
control, que se encarga de medir el rendimiento obtenido en relación a las
metas fijadas. En caso de haber desviaciones, se determinan las causas y se
corrige lo que sea necesario.
¿QUÉ ES EL ADMINISTRADOR
DE PROYECTOS?
El administrador de proyectos
puede ser definido como el individuo que cumple con la tarea de integrar los
esfuerzos dirigidos hacia la ejecución exitosa de un proyecto específico. Esta
persona enfrenta un conjunto de circunstancias único en cada proyecto.
El administrador de proyectos es
una extensión del administrador general de una organización.
FUNCIONES DEL
ADMINISTRADOR DE PROYECTOS
El administrador de proyectos
opera independientemente de la cadena de mando normal dentro de la
organización. Debe dirigir y evaluar el proyecto; también planear, proponer e
implementar políticas de administración de proyectos, asegurar la finalización
del proyecto mediante compromisos contractuales.
Otras tareas que debe cumplir
son desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una calendarización y
financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y reportar su avance.
Debe resolver los problemas a
través de decisiones orientadas al objetivo.
Además, el administrador de
proyecto debe resolver las siguientes preguntas:
* ¿Qué se va a hacer?
* ¿Cuándo se va a hacer?
* ¿Por qué se va a hacer?
* ¿Cuánto dinero está disponible
para hacerlo?
* ¿Qué tan bien se está
haciendo el proyecto?
IMPORTANCIA DEL
ADMINISTRADOR DE PROYECTOS
La posición del administrador de
proyectos es importante porque las organizaciones modernas son muy complejas
como para excluir una administración efectiva y más específica usando
estructuras y relaciones organizacionales tradicionales.
Además, esta persona provee el
liderazgo necesario para que la cadena de proyectos fluya dentro de la red
organizacional.
C O N C L U S I O N E S
Después de haber realizado este
trabajo, se puede observar que las organizaciones actuales, debido a su
complejidad de operaciones, recursos y manejo, requieren un tipo de
administración un poco más enfocada a metas específicas.
La administración de proyectos
es una respuesta a esta necesidad, teniendo como ayuda a una persona encargada
de coordinar todo el proceso. Esta persona es el administrador de proyectos,
quien es una extensión del administrador general.
Mientras que el administrador de
proyectos se encarga de propósitos específicos, el administrador general puede
delegar responsabilidades y desempeñar mejor su trabajo dentro de toda la
organización.
REFERENCIAS DE INTERNET
Unidad didáctica: Estrategia del Negocio
Otros proyectos se consideran operacionales porque son necesarios para la operación normal y con los que se busca realizar mejoras, reducir costos o incrementar el desempeño. Los proyectos estratégicos son aquellos que apoyan directamente a la misión de la organización, afectando directamente los ingresos o la participación de mercado. Cuando se aplica la clasificación de proyectos desde su propuesta, podrán seleccionarse los criterios de evaluación adecuados.
EJEMPLO ESTRATEGICO:
EJEMPLO INMINENTE: La empresa biofarmaceútica BAYER despues del brote del virua Ah1n1 y posterior a la investigacion para inocular dicha cepa se vieron en la tarea de desarrollar la vacuna para el virus Ah1n1 y esta proximo a salir al mercado. EJEMPLO EMERGENCIA: La Alcaldia de Palmira Valle, posterior a la inundacion de Diciembre en el zanjon ubicado entre las calles 30 a 19 se vio en la necesidad de adelantar un proyecto de inversion tendiente a aumentar el caudal de desague de dicho zanjon, y a construir diques de contencion, y nuevas cañerias para los predios ubicados entre la calle 30 a la 19 para de este modo evitar futuras inundaciones en epoca de invierno.
Programa: Administración de Proyectos Curso: Planeación estratégica de proyectos
Una planta procesadora química empieza con un proceso de ingeniería para definir las características de un proceso. Estas características serán usadas para diseñar las unidades de procesamiento principales. Esta información se convierte en la base del diseño de ingeniería que definirá tanto el detalle de layout de la planta y de las características mecánicas de las unidades de proceso y facilidades auxiliares. Todo esto resulta en los dibujos de diseño que serán elaborados para producir dibujos de fabricación (isométricos de construcción) durante la construcción, habrán interpretaciones y adaptaciones que serán hechas a medida que se necesiten y estarán sujetas a una aprobación formal. Esta... [continua]
¿Qué es el Project Management?
Para empezar es importante indicar que la profesión de Project Manager es una de las pocas en las que actualmente no existe desempleo y las empresas no consiguen encontrar profesionales con las adecuadas competencias en este ámbito.La Dirección de Proyectos o Project Management es una profesión emergente que permite una gestión más eficiente de los recursos, un buen control de costes y el cumplimiento de plazos del proyecto. Este Master pretende describir la totalidad de los conocimientos que debe tener un gestor de proyectos.
Hoy en día las organizaciones ejecutan trabajos que tienen una duración concreta, de un mes, un año, dos años,… que generalmente involucran tanto operaciones como proyectos, aunque los proyectos son frecuentemente implementados como medio para ejecutar un plan estratégico más amplio.
La diferencia entre operaciones y proyectos es que las primeras son acciones continuas y repetitivas, mientras que los proyectos consisten en una acción limitada en el tiempo, con un resultado de producción o servicio único y con una elaboración progresiva del mismo. En la medida en que la ejecución de los diferentes proyectos sea exitosa será exitosa la estrategia final de la compañía.
Project Management es una herramienta de gran aplicación práctica en el entorno de la empresa actual en la que las únicas constantes son el cambio, como medio de actividad no recurrente y la necesidad de identificar bien las necesidades del cliente y gestionar bien los productos y servicios que le suministramos.
Esta actividad abarca desde la implantación estratégica mediante proyectos y la gestión de proyectos bajo contrato hasta los proyectos de mejora, gestión del cambio,… Es por tanto, fundamental para la empresa que desee mantener su ventaja competitiva ser capaz de asegurar el éxito de los proyectos.
La Certificación Project Management Professional PMP®
"Certcities" ha incluido de forma permanente la Certificación PMP® en el "top ten" de las certificaciones más apreciadas por el mercado durante los últimos 10 años y la primera en su área. Ser un profesional en Dirección de Proyectos con la certificación PMP (Project Management Professional) representa la certificación más distinguida y valorada a nivel mundial en el área. Como PMP, usted será reconocido como miembro del más exitoso grupo de practicantes certificados internacionalmente en esta profesión.El aumento global del número de profesionales con la certificación PMP® es exponencial, debido al espectacular crecimiento del número de proyectos que se realiza en todo el mundo y la necesidad de gestionarlos eficientemente. El Project Management o gestión integrada de proyectos es una profesión y un servicio relativamente “joven” que cuenta actualmente con más de 323.000 profesionales en 170 países y que, en España, en los últimos diez años ha tenido un crecimiento espectacular, llegando a 1.800 con un crecimiento anual del 10%.
De igual manera el crecimiento de la certificación PMP® en los últimos cuatro años ha sido espectacular. Solamente IBM tiene ya más de 4.000 PMPs y en España, Indra, empresa incluida en el prestigioso IBEX tiene más de 100.
Salidas profesionales y oportunidades de empleo
Según el Estudio “Posicionamiento e imagen del servicio de Project Management (PM) en España”, correspondiente a 2008 y elaborado por el Instituto de Predicción Económica Lawrence R. Klein- Centro Gauss, de la Universidad Autónoma de Madrid (UAM), el Project Management o gestión integrada de proyectos es una profesión y un servicio relativamente joven que cuenta actualmente con más de 265.000 profesionales en 170 países y que, en España, en los últimos diez años ha tenido un crecimiento espectacular. Este crecimiento de demanda se reparte entre la promoción pública que alcanza el 36% de la facturación de servicios de Project Management, mientras que el sector privado consume el 64% restante de los recursos. Entre los privados destaca el promotor inmobiliario y el cliente final “no inmobiliario” que representan el 29 y 27%, respectivamente .Este perfil muy demandado, ahora más que nunca por dos razones: en primer lugar, en tiempos de crisis, el valor que tiene para todo inversor y promotor, la gestión integrada de proyectos mediante servicios de PM que ayuden a reducir costes y garantizar la calidad y fecha de entrega del proyecto; en segundo lugar la necesidad de estas empresas de externalizar estos servicios realizados internamente hasta ahora.
Asimismo, el mismo estudio considera que se va a producir una creciente contratación de servicios de PM por parte de las Administraciones y clientes públicos. Con todo ello, las empresas consultoras de servicios de PM serán competitivas, con lo que mejorará la formación, la profesionalidad y la gestión.
Esta certificación no se centra ni mucho menos en el área de la construcción. Organizaciones y Compañías punteras de todo el mundo de sectores como los de Ingeniería, Construcción, TIC, Energía, Aeronáutica, Espacio, Defensa, Automoción, Bienes de Equipo, Química, Bioingeniería, Farmacia, Servicios Financieros, Consultoría, Gran Distribución y Gobierno han hecho a la certificación PMP® esencial para el progreso de la carrera de sus profesionales. De hecho los profesores, todos con larga experiencia y formación específica como Project Managers trabajan en ámbitos tan variados como las energías renovables, los seguros médicos, fundaciones culturales, inmobiliarias, servicios de telefonía,…
Los puestos a los que se puede aspirar son variados pero siempre retadores y que dependerán de la experiencia y formación complementaria del Project Manager pero es fácil encontrar PMP como Jefes de Producto, Responsables de Proyecto, Directores de Departamentos de Proyectos y Dirección de Programas y Portfolios de empresas medias y grandes.
Valor PMP® para su poseedor
Proporciona una acreditación, reconocida globalmente, de su competencia profesional para dirigir proyectos complejos y/o de gran dimensión, facilita el cumplimiento de los requisitos establecidos para la gestión de proyectos en diferentes entornos y por numerosas organizaciones, crea nuevas oportunidades de desarrollo de carrera profesional, de acceso a nuevos puestos de trabajo y aumenta su valor no solamente en la organización para la que trabaja sino también en todo el mercado.Valor que aportan PMP® a la organización para la que trabajan
Garantiza que dispone de personal competente para la dirección de proyectos de gran dimensión, complejidad, carácter innovador o riesgo, cumpliendo con un requisito exigido, por parte de cada vez más organizaciones de todo el mundo (Banco Mundial, Eurocontrol, NATS, DFS. EADS, British Aerospace...), para la dirección de los proyectos que se realizan para ellas. Asimismo se atiende a una demanda, de cada vez más clientes nacionales (Adeslas, RENFE, Telefónica, Naturgas, REE, Unión Fenosa,...), relativa a la dirección de los proyectos que se realizan para ellos. Todo ello con un reconocimiento público de la competencia de los profesionales de la organización para dirigir proyectos de gran exigencia.
El Master en Project Management de esden
Por todos estos motivos y conocedor de las exigencias del mercado esden apuesta por este master para que en las próximas convocatorias las empresas puedan incorporar a sus plantillas los profesionales que actualmente están demandando o ampliar los conocimientos, habilidades y titulaciones de los profesionales con los que actualmente cuentan.Este Master en Project Management responde a esta demanda empresarial, capacitando a profesionales para la dirección de proyectos complejos con un programa de estudios y prácticas que integra las más actuales exigencias del estándar global del Project Management Institute (PMI).
Asimismo prepara a los alumnos para que, si así lo desean, puedan presentarse al examen de certificación PMP ya que forma a los participantes como Profesionales especialistas en “Project Management” y les otorga los conocimientos y habilidades necesarios para acceder al examen de Certificación Internacional del Project Management Institute (PMI).
Cambridge International Diploma in Business
Todos los alumnos del Master podrán optar a las pruebas para conseguir el Cambridge International Diploma in Business. Mediante el acuerdo suscrito entre esden y University of Cambridge International Examinations, nuestros alumnos tienen la posibilidad de superar este examen y alcanzar una titulación de reconocimiento mundial basada en una formación con altos estándares de exigencia.
DEFINICION DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
La
administración de proyectos viene a ser la manera de como los
administradores emplean sus conocimientos, habilidades, herramientas y
técnicas para la realización de un proyecto, en donde van a toman en
cuenta el tiempo, capital, materiales, recursos humanos y tecnología, y
así poder llegar al objetivo del proyecto.
Se emplea
la administración de proyectos en las organizaciones, donde
pueda llegar a una solución de algún tipo de problema que se pueda
estar presentando en la organización, para ello se va ver su
importancia, sus funciones y así poder llegar al objetivo del proyecto.
Para
poder llegar al objetivo del proyecto, tenemos que emplear una
planeación, organización, dirección, control, y así poder satisfacer los
requerimientos del proyecto.
JUAN CARLOS COLLADO FELIX
Administracion de proyectos - DYPAC
ADMINISTRACION DE PROYECTOS
INTRODUCCION
DEFINICION
Viene
a ser la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y
técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los
requerimientos del proyecto.
OBJETIVOS
§ Conocer los conceptos de la metodología de Administración de Proyectos.
§ Establecer los lineamientos en el uso de la práctica de Administración de Proyectos.
§ Identificar las actividades críticas de la Administración de Proyectos.
§ Establecer el primer nivel de competencias en Administración de Proyectos.
SITUACION ACTUAL DEL ENTORNO
• Por cada 6 nuevos sistemas de software de gran escala que son puestos en operación, otros2 son cancelados.
• 75% de los sistemas grandes tienen fallas de operación, o no funcionan como se esperaba o no se usan.
• El 50% de los proyectos de desarrollo de software sobrepasan su calendario en más de la mitad del tiempo.
• 52.7% de los proyectos sobrepasan su costo inicial estimado en 189%.
• 31.1% de los proyectos son cancelados antes de que sean terminados.
FUNDAMENTOS DE LA METODOLOGIA
Funciones del PMI
· Gestión de Integración
· Gestión de Alcance
· Gestión de Tiempo
· Gestión de Costo
· Gestión de Calidad
· Gestión de Recursos Humanos
· Gestión de Comunicaciones
· Gestión de Riesgo
· Gestión de Adquisiciones
Mediante
la aplicación de las funciones del PMI, nos podremos dar cuenta lo
beneficioso que puede resultar hacer distintos tipos de proyectos para
las empresas, y que mediante su experiencia va ser útil en el uso de la
metodología de la administración de proyectos.
ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
· Inicio.
· Planeación.
· Ejecución.
· Control.
· Cierre.
Mediante
estos procesos podemos visualizar el nivel de cada actividad del inicio
de una fase hasta el final de la fase en un tiempo determinado.
COMPONENTES
ÁREAS DE CONOCIMIENTO
El PMI (Project Management Instituto), va definir nueve Áreas de Conocimiento relativas a cualquier proyecto.
GESTION DE LA INTEGRACION
• Tiene
como objetivo asegurar que las diferentes partes del proyecto están
correctamente coordinadas. El conflicto principal de esta gestión
consiste en tomar decisiones entre objetivos internos al proyecto y así
decidir por aquellas alternativas que benefician al proyecto como un
todo.
• La
gestión de integración incluye el desarrollo del plan del proyecto, el
plan de ejecución y el control de los cambios que puedan producirse.
GESTION DEL ALCANCE
• La
gestión del alcance del proyecto, es el grupo de procesos incluirá todo
el trabajo requerido y solo el requerido, para completar exitosamente
el mismo.
• Esta
área de conocimiento está relacionada principalmente a definir y
controlar qué está incluido y qué no está incluido en el proyecto, tanto
en las fases tempranas del proyecto como en las fases en que los
entregables están en plena construcción.
v Delimitar el alcance del proyecto
v Desarrollar el Diagrama de Descomposición Funcional (WBS).
v Administrar los cambios.
v Resolver los pendientes.
v Identificar requerimientos específicos.
GESTION DEL TIEMPO
• La Gestión del Tiempo está orientada a los procesos requeridos para que el proyecto finalice en el tiempo estipulado.
• Proceso
para el desarrollo de fechas meta de inicio y terminación para los
elementos identificados en la administración de alcance. Estas fechas
están basadas en el esfuerzo requerido para completar las tareas, las
relaciones entre ellas y la disponibilidad de los recursos para
ejecutarlas. El calendario se utiliza para comunicar a los miembros del
equipo y al cliente cuando se realizarán las tareas y cuando estarán
disponibles los entregables.
v Desarrollar el Calendario del Proyecto
• Definición de actividades
• Secuenciación
• Estimación
v Monitorear el estatus del Calendario
GESTION DEL COSTO
• Tiene como objetivo que el proyecto se complete con el presupuesto inicialmente aprobado.
• Esto
está relacionado tanto a los recursos materiales necesarios para el
proyecto, como a los recursos humanos (horas de trabajo).
GESTION DE CALIDAD
• Tiene como objetivo que el proyecto satisfaga las necesidades para las que fue inicialmente diseñado.
• La Gestión de la Calidad
incluye los procesos requeridos para satisfacer los requerimientos del
proyecto. Estos procesos son la planificación, aseguramiento y control
de la calidad de los entregables.
• Proceso
de definición de las inspecciones y revisiones para asegurar que el
proyecto está aplicando efectivamente las prácticas de administración de
proyectos, para satisfacer las necesidades para las cuales el proyecto
es llevado a cabo. Proporciona los puntos de control y resultados que
direccionan el enfoque continuo de despliegue y mejora de los procesos
de administración.
v Planeación de la Calidad.
v Definir los procesos de mejora y aseguramiento de calidad.
v Desarrollar y ejecutar los planes de prueba para el control de la calidad.
Plan de Aseguramiento de Calidad
Ø Diagnóstico del Proyecto.
Ø Criterios de Aceptación.
Ø Criterios de Auditoria de QA por fase.
Ø Lista de Identificación de Defectos del Proceso.
Ø Plan de Mejora del Proceso.
Ø Plan y Casos de Pruebas.
Ø Reporte de Seguimiento del Plan de Pruebas.
GESTION DE RECURSOS HUMANOS
• La Gestión
de los Recursos Humanos tiene como objetivo la utilización más
eficiente posible de las personas que participan en el proyecto, y entre
sus actividades están el plan organizacional, la contratación de nuevos
empleados y el desarrollo de los equipos.
• Los miembros del equipo son entrenados, motivados y dirigidos para desempeñar con éxito sus labores asignadas.
• Su
proceso consiste en definir qué recursos humanos se necesitan para el
proyecto, identificar y comunicar los roles y responsabilidades de cada
uno de los involucrados y después de que se forma el equipo, desarrollar
el potencial individual y grupal para conseguir los objetivos del
proyecto.
GESTION DE COMUNICACION
• La Gestión de la Comunicación incluye los procesos requeridos para generar, difundir, almacenar y clasificar toda la información producida en el proyecto.
• Este
proceso es vital para la consolidación de las personas, ideas,
conceptos e información que serán necesarios para que el proyecto tenga
éxito.
• Toda
persona involucrada en el proyecto debe estar preparada para emitir y
recibir información, y tomar decisiones en base a ello, de acuerdo a su
rol.
GESTION DE RIESGOS
• La Gestión
del Riesgo es el proceso sistemático para identificar, analizar y
responder al riesgo del proyecto. La preocupación principal en este
plano del proyecto es minimizar la probabilidad y el impacto de los
factores de riesgo que amenazan el desarrollo normal de las tareas.
• En
la fase de planificación este proceso consiste en identificar a los de
riesgo, asignarles una probabilidad de ocurrencia y desarrollar una
estrategia de minimización o acciones de contingencia para cada uno. En
la fase de ejecución de las tareas, este proceso consiste en monitorear y
controlar los factores de riesgo definidos para el proyecto.
GESTION DE ADQUISICIONES (CONTRATO)
• Proceso
para crear y determinar los procedimientos de adquisición, utilización y
reubicación efectiva de los recursos (humanos y materiales) para
proporcionar un servicio de calidad a los clientes. Verifican que el
proveedor del servicio se adhiera al cumplimiento de los requerimientos
legales, de tal forma que se reduzca la exposición legal.
Ø Planificación de las adquisiciones y propuestas de solución.
Ø Selección de Proveedores.
Ø Elaborar Convenios de Servicios y establecer Niveles de Servicio.
Ø Seguimiento al cumplimiento de requisitos legales, fiscales y normativos.
Ø Verificar condiciones contractuales con usuarios y proveedores.
Ø Contrato.
Ø Convenios de Servicios y Niveles de Servicio.
CONCLUSIONES
BENEFICIOS
• Roles y responsabilidades.
• Eficiente calendarización del plan de trabajo.
• Control continúo del proyecto.
• Temprana identificación de los problemas.
• Trabajo en equipo.
• Énfasis en la calidad.
• Satisfacción del cliente.
• Establece claras medidas de éxito en los proyectos (Calidad, Tiempo y Costo).
• Permite a la organización disciplinar sus esfuerzos a los objetivos estratégicos.
• Identifica y selecciona proyectos que estén alineados al Plan Estratégico Empresarial.
• Optimiza el uso de los recursos organizacionales.
• Asegura la salida rápida de productos y servicios al mercado.
• Pone en práctica los planes estratégicos.
DESVENTAJAS
• Tiempo.
• Asignación de recursos dedicados.
• Inversión.